«La busta paga non deve essere data per scontata, ma va verificata regolarmente»

Mese dopo mese, diversi milioni di lavoratori in Svizzera ricevono la loro busta paga. Se l’importo versato sembra corretto, molti le dedicano appena uno sguardo. Petra Buck spiega in questa intervista perché valga comunque la pena guardarci più attentamente: responsabile tra l’altro del settore HR presso la società impiegati commercio di Zurigo, illustra qui i principi fondamentali della busta paga – come è composta, per quanto tempo andrebbe conservata e come i genitori possono sensibilizzare i loro figli sull’importanza di questo documento.

Petra Buck, cos’è una busta paga e quali funzioni svolge?

La busta paga è un prospetto dettagliato del salario versato, comprensivo di tutti i supplementi e le deduzioni. Serve principalmente a garantire la trasparenza nei confronti dei lavoratori. Consente di verificare il calcolo del rispettivo salario netto.

Si può ad esempio verificare se il datore di lavoro ha contribuito ai costi di un corso. Grazie alle relative indicazioni sulla busta paga è possibile capire quali importi siano stati coperti a tal fine.

Inoltre, la busta paga svolge una funzione centrale di documento probatorio nei confronti delle autorità e delle assicurazioni sociali.

«La busta paga è un prospetto dettagliato del salario versato, comprensivo di tutti i supplementi e le deduzioni.»

Petra Buck, responsabile HR, formatrice e consulente salariale presso la società impiegati commercio di Zurigo

Cosa deve contenere una busta paga in Svizzera?

Una busta paga contiene il salario lordo e i supplementi come i bonus o le spese, ad esempio per l’utilizzo di un’auto aziendale. Sono inoltre elencate tutte le deduzioni, tra cui i contributi AVS, l’assicurazione invalidità, l’assicurazione contro la disoccupazione, la cassa pensioni, l’imposta alla fonte nonché altre assicurazioni come l’indennità giornaliera per malattia o l’assicurazione infortuni. Vengono inoltre indicati il salario netto e le informazioni di pagamento, in particolare l’IBAN del conto bancario.

Sono altresì necessarie le indicazioni relative al datore di lavoro, al lavoratore e al periodo di conteggio. Deve ad esempio essere chiaramente indicato che la busta paga si riferisce a un determinato mese dell’anno.

In che misura l’età e il grado di occupazione influenzano la busta paga in Svizzera?

L’età influisce in particolare sull’obbligo di contribuzione alla LPP, che di norma decorre a partire dal 1° gennaio successivo al 24° compleanno. Il grado di occupazione determina tra l’altro se l’assicurazione contro gli infortuni non professionali è obbligatoria, il che si applica a partire da un’occupazione di otto ore settimanali presso lo stesso datore di lavoro. Entrambi i fattori incidono direttamente sull’entità e sulla tipologia delle deduzioni.

Qual è la differenza tra la busta paga e il certificato di salario?

La busta paga viene redatta regolarmente – di solito ogni mese – e mostra il calcolo dettagliato del salario corrente. Il certificato di salario, invece, è un documento annuale a fini fiscali che riassume l’intero salario annuo e le prestazioni accessorie rilevanti. Costituisce la base per la dichiarazione dei redditi.

Quando i giovani svolgono un lavoro stagionale: ricevono anch’essi una busta paga?

Sì, anche per i lavori stagionali sussiste in linea di principio il diritto a una busta paga e, di conseguenza, anche a un certificato di salario. I salari corrisposti e le eventuali deduzioni devono essere indicati correttamente. Come già accennato, a seconda del reddito e dell’età alcune deduzioni previdenziali possono essere ridotte o non essere applicate.

Per capire meglio: che differenza fa se un giovane aiuta una volta a pulire la scuola durante le vacanze estive guadagnando qualche franco, oppure se svolge regolarmente un lavoro accessorio a fianco degli studi?

È un ottimo spunto. Ciò che conta soprattutto è la regolarità con cui si lavora. Se giovani o studenti svolgono regolarmente un lavoro accessorio durante gli studi, ad esempio ogni sabato, il certificato di salario è importante e va conservato per la dichiarazione dei redditi.

Nel caso di lavori stagionali brevi e occasionali – ad esempio per due settimane durante le vacanze estive – i redditi sono di norma così esigui da non raggiungere il reddito minimo imponibile e da avere scarsa rilevanza nell’ambito della tassazione del reddito. In linea di principio, tali redditi devono comunque essere indicati nella dichiarazione dei redditi, anche se nella pratica spesso non comportano conseguenze fiscali.

I genitori dovrebbero quindi sensibilizzare i propri figli sull’importanza della busta paga e del certificato di salario. I giovani dovrebbero sapere di avere diritto a questi documenti anche per i lavori stagionali e accessori, e che possono richiederli se non vengono recapitati automaticamente per posta o via e-mail.

«I genitori dovrebbero sensibilizzare i propri figli sull’importanza della busta paga e del certificato di salario.»

Petra Buck, responsabile HR, formatrice e consulente salariale presso la società impiegati commercio di Zurigo

Per quanto tempo bisogna conservare la busta paga?

I lavoratori dovrebbero conservare le buste paga almeno fino alla ricezione del certificato di salario annuale e della decisione di tassazione definitiva. Per ragioni pratiche, si consiglia di conservarle per almeno dieci anni, il che corrisponde anche ai termini abituali per i giustificativi fiscali e di diritto delle assicurazioni sociali.

I datori di lavoro svizzeri sono peraltro obbligati per legge a conservare i documenti salariali per dieci anni. Chi lascia un impiego può quindi richiedere nuovamente un certificato di salario o i documenti corrispondenti all’ex datore di lavoro anche anni dopo, ad esempio dopo cinque anni.

Per i lavoratori non esiste alcun obbligo legale di conservazione, ma è comunque consigliabile archiviare i propri documenti salariali, poiché potrebbero rendersi necessari in qualsiasi momento.

«I datori di lavoro svizzeri sono obbligati per legge a conservare i documenti salariali per dieci anni.»

Petra Buck, responsabile HR, formatrice e consulente salariale presso la società impiegati commercio di Zurigo

Entro quando deve essere disponibile o emessa la busta paga – esistono disposizioni legali in merito?

Sì, esistono disposizioni legali. Secondo il Codice delle obbligazioni i datori di lavoro devono fornire ai lavoratori un conteggio salariale scritto. Una comunicazione puramente orale del salario non è ammissibile. Inoltre, il Codice delle obbligazioni stabilisce che il salario – salvo accordo su termini più brevi o altre scadenze, o salvo diverse disposizioni di un contratto collettivo – viene corrisposto ai lavoratori alla fine di ogni mese.

Nella pratica, la busta paga viene di solito emessa contemporaneamente al pagamento del salario o poco prima. L’importante è che i lavoratori ricevano il conteggio in tempo per poterlo verificare.

«Nella pratica, la busta paga viene di solito emessa contemporaneamente al pagamento del salario o poco prima.»

Petra Buck, responsabile HR, formatrice e consulente salariale presso la società impiegati commercio di Zurigo

L’idea che il salario debba essere accreditato sul conto bancario il 25 di ogni mese è dunque errata?

No, è un malinteso frequente, poiché questa data si è affermata in molti contesti. La legge, come detto, non indica però alcuna data precisa, bensì soltanto la fine del mese. Il datore di lavoro potrebbe quindi in linea di principio versare il salario anche il 30 del mese, restando nel pieno rispetto della legge. Questa flessibilità serve anche come tutela, ad esempio in caso di ritardi tecnici nel bonifico.

Per i lavoratori è quindi importante prevedere un certo margine di tempo nella pianificazione dei pagamenti fissi nell’e-banking. Chi conta di ricevere il salario il 25 del mese e lo riceve invece qualche giorno dopo può trovarsi a breve termine in difficoltà di pagamento, ad esempio con gli ordini permanenti per l’affitto o altri pagamenti regolari con scadenza ravvicinata.

Cosa devono fare i lavoratori se riscontrano un errore nella loro busta paga?

Gli errori devono essere segnalati immediatamente e per iscritto al datore di lavoro o all’ufficio contabilità salariale. Si raccomanda di documentare concretamente la discrepanza e di allegare i relativi giustificativi. Si supponga che una persona lasci un impiego già dopo due settimane di periodo di prova e riceva comunque a fine mese il salario per l’intero mese. L’importo corrisposto in eccesso deve in tal caso essere segnalato, poiché il diritto al salario sussiste solo per il lavoro effettivamente svolto.

Se non si riesce a raggiungere un accordo, può essere utile consultare uno sportello specializzato o un consulente legale.

Per concludere: quali consigli darebbe ai giovani lavoratori riguardo alla gestione della busta paga?

Un consiglio fondamentale è non dare la busta paga per scontata, ma verificarla regolarmente e confrontarla con il contratto di lavoro e gli eventuali accordi. In particolare i giovani lavoratori dovrebbero essere sensibilizzati ad osservare attentamente quando il salario netto cambia improvvisamente.

Se si ha l’impressione di aver ricevuto improvvisamente un salario troppo basso, vale la pena approfondire: è cambiato qualcosa nelle deduzioni? Ad esempio perché sono stati presi giorni di libero non retribuiti? Tali variazioni non sempre vengono percepite attivamente, ma hanno ripercussioni dirette sul reddito mensile.

Questo è tanto più rilevante in quanto molti pianificano già con certezza il salario atteso, ad esempio per le spese fisse, una formazione continua o come budget di viaggio. Il datore di lavoro non è tenuto a informare attivamente i lavoratori di tali cambiamenti. La responsabilità spetta ai lavoratori stessi di occuparsi della propria busta paga.

I genitori possono svolgere un ruolo importante sensibilizzando i figli già in giovane età al fatto che il salario netto può variare nel corso del tempo e che il budget debba essere adattato di conseguenza se necessario.