«Le bulletin de salaire ne doit pas être considéré comme allant de soi, mais doit être vérifié régulièrement»

Chaque mois, plusieurs millions de salariés en Suisse reçoivent leur bulletin de salaire. Si le montant versé semble correct, beaucoup n’y jettent qu’un bref coup d’oeil. Petra Buck explique dans cet interview pourquoi il vaut néanmoins la peine d’y regarder de plus près: responsable notamment du domaine RH à la société des employés de commerce de Zurich, elle explique ici les bases du bulletin de salaire – comment il se compose, combien de temps il faut le conserver et comment les parents peuvent sensibiliser leurs enfants tôt à son importance.

Petra Buck, qu’est-ce qu’un bulletin de salaire et quelles fonctions remplit-il?

Le bulletin de salaire est un récapitulatif détaillé du salaire versé, incluant tous les suppléments et déductions. Il sert avant tout à la transparence envers les salariés. Il permet de comprendre le calcul du salaire net respectif.

On peut par exemple voir que l’employeur a participé aux frais d’une formation. Grâce aux informations figurant sur le bulletin de salaire, il est possible de savoir quels montants ont été pris en charge à cet effet. En outre, le bulletin de salaire remplit une fonction centrale de justificatif auprès des autorités et des assurances sociales.

«Le bulletin de salaire est un récapitulatif détaillé du salaire versé, incluant tous les suppléments et déductions.»

Petra Buck, responsable RH, formatrice et conseillère en salaires à la société des employés de commerce de Zurich

Que doit contenir un bulletin de salaire en Suisse?

Un bulletin de salaire contient le salaire brut ainsi que les suppléments tels que les primes ou les frais, par exemple pour l’utilisation d’une voiture de société. Toutes les déductions y figurent également, notamment les cotisations AVS, l’assurance-invalidité, l’assurance-chômage, la caisse de pension, l’impôt à la source ainsi que d’autres assurances comme l’assurance perte de gain en cas de maladie ou l’assurance-accidents. En outre, le salaire net ainsi que les informations de paiement sont indiqués, notamment l’IBAN du compte bancaire.

Les informations relatives à l’employeur et au salarié ainsi que la période de décompte sont également obligatoires. Il doit par exemple être clairement visible que le bulletin de salaire se rapporte à un mois précis de l’année.

Dans quelle mesure l’âge et le taux d’occupation influencent-ils le bulletin de salaire en Suisse?

L’âge influence notamment l’obligation de cotiser à la LPP, qui commence en règle générale au 1er janvier suivant le 24e anniversaire. Le taux d’occupation détermine entre autres si une assurance-accidents non professionnels est obligatoire. C’est le cas à partir d’un taux de travail de huit heures par semaine chez le même employeur. Ces deux facteurs ont une incidence directe sur le montant et le type des déductions.

Quelle est la différence entre le bulletin de salaire et le certificat de salaire?

Le bulletin de salaire est établi régulièrement – généralement chaque mois – et montre le calcul détaillé du salaire actuel. Le certificat de salaire, en revanche, est un document annuel à des fins fiscales qui récapitule le salaire annuel total et les prestations accessoires pertinentes. Il sert de base pour la déclaration d’impôts.

Lorsque des jeunes exercent un job de vacances: reçoivent-ils également un bulletin de salaire?

Oui, même pour les jobs de vacances il existe en principe un droit à un bulletin de salaire et, par conséquent, également à un certificat de salaire. Les salaires versés ainsi que les éventuelles déductions doivent être correctement indiqués. Comme mentionné précédemment, certaines déductions de cotisations sociales peuvent être supprimées ou réduites selon le revenu et l’âge.

Pour mieux se représenter les choses: quelle différence cela fait-il que le jeune aide une seule fois à nettoyer l’école pendant les vacances d’été et gagne quelques sous, ou qu’il exerce régulièrement un emploi annexe en parallèle de ses études?

C’est un bon point. Car ce qui est déterminant avant tout, c’est la régularité avec laquelle quelqu’un travaille. Si des jeunes ou des étudiants exercent régulièrement un emploi annexe pendant leurs études, par exemple chaque samedi, le certificat de salaire est important et doit être conservé pour la déclaration d’impôts.

Pour des jobs de vacances ponctuels et courts – par exemple pendant deux semaines en été – les revenus sont en général si faibles qu’ils n’atteignent pas le revenu minimum imposable et n’ont guère d’incidence dans le cadre de la imposition du revenu. En principe, de tels revenus doivent néanmoins être déclarés dans la déclaration d’impôts, même s’ils n’ont souvent pas de conséquences fiscales en pratique. Les parents devraient donc sensibiliser leurs enfants tôt à l’importance du bulletin de salaire et du certificat de salaire.

Les jeunes devraient savoir qu’ils ont également droit à ces documents pour les jobs de vacances et les emplois annexes, et qu’ils peuvent les réclamer s’ils ne leur sont pas automatiquement remis par courrier ou électroniquement par e-mail.

«Les parents devraient sensibiliser leurs enfants tôt à l’importance du bulletin de salaire et du certificat de salaire.»

Petra Buck, responsable RH, formatrice et conseillère en salaires à la société des employés de commerce de Zurich

Combien de temps faut-il conserver un bulletin de salaire?

Les salariés devraient conserver les bulletins de salaire au moins jusqu’à la réception du certificat de salaire annuel et de la décision de taxation définitive. Pour des raisons pratiques, une durée de conservation d’au moins dix ans est recommandée. Cela correspond également aux délais habituels pour les justificatifs fiscaux et de droit des assurances sociales.

Les employeurs suisses sont d’ailleurs légalement tenus de conserver les documents relatifs au salaire pendant dix ans. Celui qui quitte un poste peut donc réclamer à nouveau un certificat de salaire ou les documents correspondants auprès de son ancien employeur, même des années plus tard – par exemple après cinq ans.

Pour les salariés, il n’existe certes pas d’obligation légale de conservation. Il est toutefois recommandé d’archiver également ses propres documents salariaux, car ils peuvent être nécessaires à tout moment en cas de besoin.

«Les employeurs suisses sont légalement tenus de conserver les documents relatifs au salaire pendant dix ans.»

Petra Buck, responsable RH, formatrice et conseillère en salaires à la société des employés de commerce de Zurich

Dans quel délai le bulletin de salaire doit-il être établi – existe-t-il des dispositions légales à ce sujet?

Oui, il existe des dispositions légales. Ainsi, selon le Code des obligations les employeurs doivent mettre à la disposition des salariés un bulletin de salaire écrit. Une communication purement orale du salaire n’est pas admissible. En outre, le Code des obligations stipule que le salaire – sauf accord sur des délais plus courts ou d’autres échéances, ou sauf disposition contraire d’une convention collective – est versé aux salariés à la fin de chaque mois.

Dans la pratique, le bulletin de salaire est généralement établi en même temps que le paiement du salaire ou peu avant. Ce qui est déterminant, c’est que les salariés reçoivent le décompte à temps pour pouvoir le contrôler.

«Dans la pratique, le bulletin de salaire est généralement établi en même temps que le paiement du salaire ou peu avant.»

Petra Buck, responsable RH, formatrice et conseillère en salaires à la société des employés de commerce de Zurich

L’idée que le salaire doit être sur le compte bancaire le 25 de chaque mois est donc erronée?

Non, c’est une idée reçue fréquente, car cette date s’est imposée dans de nombreux endroits. La loi ne mentionne toutefois, comme dit, aucune date précise, mais seulement la fin du mois. L’employeur pourrait donc en principe aussi virer le salaire le 30 du mois et se trouver ainsi en toute légalité. Cette flexibilité sert également de protection, par exemple en cas de retards techniques lors du virement.

Pour les salariés, il est donc important de prévoir une certaine marge de temps lors de la planification de leurs paiements fixes dans le e-banking. Celui qui compte sur le fait que le salaire arrive le 25 du mois et qui ne le reçoit que quelques jours plus tard peut se retrouver à court terme dans des difficultés de paiement – par exemple pour les ordres permanents concernant le loyer ou d’autres paiements réguliers à échéance rapprochée.

Que doivent faire les salariés s’ils constatent une erreur dans leur bulletin de salaire?

Les erreurs doivent être signalées immédiatement et par écrit à l’employeur ou au service de comptabilité des salaires. Il est recommandé de documenter concrètement l’écart et de joindre les justificatifs correspondants. Supposons qu’une personne quitte un poste après seulement deux semaines de période d’essai et reçoive néanmoins le salaire de l’ensemble du mois à la fin de celui-ci. Le montant versé en trop doit alors être signalé, car le droit au salaire ne porte que sur le travail effectivement accompli.

Si aucun accord n’est trouvé, il peut être utile de consulter un service spécialisé ou un conseiller juridique.

Pour finir: quels conseils donneriez-vous aux jeunes salariés pour gérer leur bulletin de salaire?

Un conseil essentiel est de ne pas simplement accepter le bulletin de salaire tel quel, mais de le vérifier régulièrement et de le comparer avec le contrat de travail ainsi qu’avec les éventuels accords conclus. Les jeunes salariés en particulier devraient être sensibilisés à regarder de près lorsque le salaire net change subitement.

Si l’on a l’impression d’avoir reçu soudainement un salaire trop faible, il vaut la peine d’y regarder de plus près: quelque chose a-t-il changé dans les déductions? Par exemple parce que des jours de congé non payés ont été pris? De tels changements ne sont pas toujours activement perçus, mais ont des répercussions directes sur le revenu mensuel.

C’est d’autant plus pertinent que beaucoup planifient déjà fermement leur salaire attendu – par exemple pour les charges fixes, une formation continue ou comme budget voyage. L’employeur n’est pas tenu d’informer activement les salariés de tels changements. La responsabilité incombe à ces derniers de s’occuper eux-mêmes du bulletin de salaire.

Les parents peuvent également jouer un rôle important en sensibilisant tôt leurs enfants au fait que le salaire net peut évoluer au fil du temps et que le budget doit être adapté en conséquence le cas échéant.