«Die Lohnabrechnung sollte man nicht als gegeben hinnehmen, sondern regelmässig prüfen»

Monat für Monat erhalten mehrere Millionen Arbeitnehmende in der Schweiz ihre Lohnabrechnung. Stimmt der ausbezahlte Betrag, werfen viele nur einen kurzen Blick darauf. Warum es sich trotzdem lohnt, genauer hinzuschauen, erklärt Petra Buck im Interview: Sie verantwortet unter anderem den Bereich HR beim Kaufmännischen Verband Zürich und erklärt hier die Grundlagen rund um die Lohnabrechnung – wie sie sich zusammensetzt, wie lange man sie aufbewahren sollte und wie Eltern ihre Kinder frühzeitig für deren Bedeutung sensibilisieren können.

Petra Buck, was ist eine Lohnabrechnung und welche Funktionen erfüllt sie?

Die Lohnabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung des ausbezahlten Lohns inklusive sämtlicher Zuschläge und Abzüge. Sie dient vor allem der Transparenz gegenüber den Arbeitnehmenden. Dadurch lässt sich die Berechnung des jeweiligen Nettolohns nachvollziehen.

So kann beispielsweise ersichtlich sein, dass sich der Arbeitgeber an den Kosten eines Kurses beteiligt hat. Dank der entsprechenden Angaben auf der Lohnabrechnung lässt sich nachvollziehen, welche Beträge im Zuge dessen übernommen wurden. Darüber hinaus erfüllt die Lohnabrechnung eine zentrale Nachweisfunktion gegenüber Behörden und Sozialversicherungen.

«Die Lohnabrechnung ist eine detaillierte Aufstellung des ausbezahlten Lohns inklusive sämtlicher Zuschläge und Abzüge.»

Petra Buck, HR-Verantwortliche, Berufsbildnerin und Lohnberaterin beim Kaufmännischen Verband Zürich

Was gehört in der Schweiz alles auf eine Lohnabrechnung?

Eine Lohnabrechnung enthält den Bruttolohn sowie Zuschläge wie Boni oder Spesen, zum Beispiel für die Nutzung eines Geschäftsautos. Zudem sind sämtliche Abzüge aufgeführt, darunter Beiträge an die AHV, die Invalidenversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Pensionskasse, die Quellensteuer sowie weitere Versicherungen wie die Krankentaggeld- oder Unfallversicherung. Darüber hinaus wird der Nettolohn sowie die Auszahlungsinformation ausgewiesen, etwa die IBAN des Bankkontos.

Angaben zum Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie die Abrechnungsperiode sind ebenfalls erforderlich. Es muss beispielsweise klar ersichtlich sein, dass sich die Lohnabrechnung auf einen bestimmten Monat im Jahr bezieht.

Inwiefern beeinflussen Alter und Beschäftigungsgrad die Lohnabrechnung in der Schweiz?

Das Alter beeinflusst insbesondere die BVG-Beitragspflicht, die in der Regel erst ab dem 1. Januar nach dem 24. Geburtstag einsetzt. Der Beschäftigungsgrad bestimmt unter anderem, ob eine Nichtberufsunfallversicherung obligatorisch ist. Das ist ab einem Pensum von acht Stunden pro Woche beim gleichen Arbeitgeber der Fall. Beide Faktoren wirken sich direkt auf die Höhe und Art der Abzüge aus.

Was ist der Unterschied zwischen der Lohnabrechnung und dem Lohnausweis?

Die Lohnabrechnung wird regelmässig – meist monatlich – erstellt und zeigt die detaillierte Berechnung des aktuellen Lohns. Der Lohnausweis hingegen ist ein jährliches Dokument für Steuerzwecke, das den gesamten Jahreslohn und relevante Nebenleistungen zusammenfasst. Er dient als Grundlage für die Steuererklärung.

Wenn Jugendliche einen Ferienjob ausüben: Erhalten sie dabei ebenfalls eine Lohnabrechnung?

Ja, auch bei Ferienjobs besteht grundsätzlich Anspruch auf eine Lohnabrechnung und damit einhergehend auch einen Lohnausweis. Die ausbezahlten Löhne sowie allfällige Abzüge müssen korrekt ausgewiesen sein. Wie bereits angesprochen, können je nach Einkommen und Alter gewisse Sozialversicherungsabzüge entfallen oder reduziert sein.

Um es noch besser einordnen zu können: Welchen Unterschied macht es, ob der Nachwuchs einmalig in den Sommerferien beim Putzen des Schulhauses mithilft und sich dort einen Batzen verdient oder ob er neben dem Studium regelmässig einem Nebenjob nachgeht?

Das ist ein guter Punkt. Denn entscheidend ist vor allem, wie regelmässig jemand arbeitet. Wenn Jugendliche oder Studierende beispielsweise während des Studiums regelmässig, etwa jeden Samstag, einem Nebenjob nachgehen, ist der Lohnausweis von Bedeutung und sollte für die Steuererklärung aufbewahrt werden.

Bei einzelnen, kurzen Ferienjobs – etwa während zwei Wochen in den Sommerferien – sind die Einkünfte in der Regel so gering, dass sie das steuerpflichtige Mindesteinkommen nicht erreichen und im Rahmen der Einkommensversteuerung kaum eine Rolle spielen. Grundsätzlich müssen jedoch auch solche Einkünfte in der Steuererklärung angegeben werden, auch wenn sie in der Praxis häufig keine Steuerfolgen haben.

Eltern sollten ihre Kinder deshalb frühzeitig für die Bedeutung der Lohnabrechnung und des Lohnausweises sensibilisieren. Der Nachwuchs sollte wissen, dass er auch bei Ferien- und Nebenjobs Anspruch auf diese Unterlagen hat und sie einfordern kann, falls sie nicht automatisch per Post oder elektronisch per E-Mail zugestellt werden.

«Eltern sollten ihre Kinder frühzeitig für die Bedeutung der Lohnabrechnung und des Lohnausweises sensibilisieren.»

Petra Buck, HR-Verantwortliche, Berufsbildnerin und Lohnberaterin beim Kaufmännischen Verband Zürich

Wie lange sollte eine Lohnabrechnung aufbewahrt werden?

Arbeitnehmende sollten Lohnabrechnungen mindestens bis zum Erhalt des jährlichen Lohnausweises und der definitiven Steuerveranlagung aufbewahren. Aus praktischen Gründen empfiehlt sich eine Aufbewahrungsdauer von mindestens zehn Jahren. Dies entspricht auch den üblichen Fristen für steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Nachweise.

Schweizer Arbeitgeber sind übrigens gesetzlich dazu verpflichtet, lohnrelevante Unterlagen während zehn Jahren aufzubewahren. Wer also eine Stelle kündigt, kann auch Jahre später – beispielsweise nach fünf Jahren – beim ehemaligen Arbeitgeber erneut einen Lohnausweis oder entsprechende Unterlagen einfordern.

Für Arbeitnehmende besteht zwar keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Es ist jedoch empfehlenswert, die eigenen Lohnunterlagen ebenfalls zu archivieren, da sie bei Bedarf jederzeit wieder benötigt werden können.

«Schweizer Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, lohnrelevante Unterlagen während zehn Jahren aufzubewahren.»

Petra Buck, HR-Verantwortliche, Berufsbildnerin und Lohnberaterin beim Kaufmännischen Verband Zürich

Bis wann muss die Lohnabrechnung vorliegen beziehungsweise ausgestellt werden – gibt es dazu gesetzliche Vorgaben?

Ja, es gibt gesetzliche Vorgaben. So müssen Arbeitgebende den Arbeitnehmenden gemäss Obligationenrecht eine schriftliche Lohnabrechnung bereitstellen. Eine rein mündliche Mitteilung des Lohns ist nicht zulässig. Darüber hinaus schreibt das Obligationenrecht vor, dass der Lohn – wenn keine kürzeren Fristen oder andere Termine verabredet sind oder ein Gesamtarbeitsvertrag nicht anderes vorsieht – jeweils Ende jedes Monats den Arbeitnehmenden ausbezahlt wird.

In der Praxis wird die Lohnabrechnung üblicherweise gleichzeitig mit der Lohnzahlung oder kurz davor ausgestellt. Entscheidend ist, dass Arbeitnehmende die Abrechnung zur Kontrolle rechtzeitig erhalten.

«In der Praxis wird die Lohnabrechnung üblicherweise gleichzeitig mit der Lohnzahlung oder kurz davor ausgestellt.»

Petra Buck, HR-Verantwortliche, Berufsbildnerin und Lohnberaterin beim Kaufmännischen Verband Zürich

Die Annahme, dass der Lohn am 25. eines jeden Monats auf dem Bankkonto sein muss, stimmt also nicht?

Nein, das ist ein häufiger Irrtum, da sich dieser Zeitpunkt vielerorts eingebürgert hat. Im Gesetz wird aber wie gesagt kein konkretes Datum genannt, sondern eben nur per Ende Monat. Der Arbeitgeber könnte den Lohn somit grundsätzlich auch am 30. des Monats überweisen und befindet sich damit gesetzlich auf der sicheren Seite. Diese Flexibilität dient auch als Absicherung, etwa bei technischen Verzögerungen bei der Überweisung.

Für Arbeitnehmende ist es deshalb wichtig, bei der Planung ihrer Fixzahlungen im E-Banking einen gewissen zeitlichen Spielraum einzuplanen. Wer sich darauf verlässt, dass der Lohn jeweils am 25. des Monats eingeht und dieser dann erst einige Tage später eintrifft, kann kurzfristig in Zahlungsschwierigkeiten geraten – etwa bei Daueraufträgen für Miete oder anderen regelmässigen, früh terminierten Zahlungen.

Was sollten Arbeitnehmende tun, wenn ihnen ein Fehler bei ihrer Lohnabrechnung auffällt?

Fehler sollten umgehend dem Arbeitgeber oder der Lohnbuchhaltung schriftlich gemeldet werden. Es empfiehlt sich, die Abweichung konkret zu dokumentieren und entsprechende Belege beizulegen. Angenommen, eine Person kündigt eine Stelle bereits nach zwei Wochen in der Probezeit und erhält dennoch am Monatsende den Lohn für den gesamten Monat. Der zu viel ausbezahlte Betrag ist in diesem Fall zu melden, da der Lohnanspruch nur für die tatsächlich geleistete Arbeit besteht.

Falls keine Einigung erzielt wird, kann eine Beratung durch eine Fachstelle oder ein Rechtsbeistand sinnvoll sein.

Zum Schluss: Welche Tipps würden Sie jungen Arbeitnehmenden im Umgang mit der Lohnabrechnung mitgeben?

Ein zentraler Tipp ist, die Lohnabrechnung nicht einfach als gegeben hinzunehmen, sondern sie regelmässig zu prüfen und mit dem Arbeitsvertrag sowie allfälligen Vereinbarungen abzugleichen. Gerade junge Arbeitnehmende sollten dafür sensibilisiert werden, genau hinzuschauen, wenn sich der Nettolohn plötzlich verändert.

Hat man auf einmal vermeintlich zu wenig Lohn ausbezahlt bekommen, lohnt sich ein genauer Blick: Hat sich etwas bei den Abzügen geändert? Etwa, weil unbezahlte freie Tage bezogen wurden? Solche Veränderungen werden nicht immer aktiv wahrgenommen, haben aber direkte Auswirkungen auf das monatliche Einkommen.

Das ist auch deshalb relevant, weil viele ihren erwarteten Lohn bereits fest einplanen – etwa für Fixkosten, eine Weiterbildung oder als Reisegeld. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Arbeitnehmenden aktiv auf solche Änderungen hinzuweisen. Die Verantwortung liegt bei letzteren selbst, sich mit der Lohnabrechnung auseinanderzusetzen.

Eltern können hier ebenfalls eine bedeutende Rolle spielen, indem sie ihre Kinder früh dafür sensibilisieren, dass sich der Nettolohn im Laufe der Zeit verändern kann und das persönliche Budget gegebenenfalls entsprechend angepasst werden muss.